ANONİM ŞİRKETLERDE GÜNDEME BAĞLILIK VE İSTİSNAİ DURUMLAR

The Principle of Agenda Adherence in Joint Stock Companies and Exceptions to this Principle.

In today's conversation, we will discuss the principle of adherence to the agenda in joint stock companies and the existence of exceptional circumstances in this regard. General Assembly meetings are important in terms of revealing the will of the shareholders in the company. It is a fundamental right for all shareholders to attend the general assembly meetings. The duty of the company's board of directors is to ensure that this will is expressed in a healthy manner and to take all necessary measures by operating the necessary legal process.

Before the meeting, it would be appropriate for the board of directors to determine the issues to be discussed during the meeting and to notify the shareholders of the agenda in advance, either through the Turkish Trade Registry Gazette or by registered letter with return receipt to the shareholders' addresses. In joint stock companies, the principle of adherence to the agenda is essential. Those authorized to call the general assembly shall clearly determine the matters to be discussed and resolved at the general assembly, in a manner to be included in the agenda. Article 413/II of the Turkish Commercial Code No. 6102: "Matters not included in the agenda cannot be discussed and resolved at the general assembly. Legal exceptions are reserved."

Going beyond the topics on the agenda would be an obstacle to this healthy communication. On the other hand, the existence of the company is a dynamic structure, and in urgent and necessary cases, some issues may need to be discussed even if they are not on the agenda.

In the presence of these situations, the legislator has separately determined the issues that will constitute an exception to adherence to the agenda.

The Regulation on the Procedures and Principles of the General Assembly Meetings of Joint Stock Companies and the Ministry Representatives to be Present at these Meetings entered into force after being published in the Official Gazette dated 28.11.2012 and numbered 28481, and some articles of the relevant regulation were amended in the Official Gazette dated 9/10/2020 and numbered 31269.

Why is it necessary to stick to the agenda?

It is regulated to protect the shareholders by ensuring that the shareholders are informed about the matters to be discussed and resolved at the general assembly meetings, to prepare for the meeting, and to prevent the discussion and binding of the matters not included in the agenda.

Article 13 of the Regulation on the General Assembly and Principles of Joint Stock Companies clearly defines the agenda items for the ordinary general assembly meetings.

What are these?

a) Opening and formation of the meeting chairmanship.

b) Reading and discussion of the annual report prepared by the board of directors.

c) Reading the auditors' reports.

ç) Reading, discussion and approval of the financial statements.

d) Release of the members of the board of directors.

e) Determination of the manner of utilization of the profit and the rates of profit and dividends to be distributed.

f) Determining the remuneration of the members of the Board of Directors and rights such as attendance fees, bonuses and premiums.

g) If there is a vacancy in the memberships of the board of directors during the activity year and an appointment is made by the board of directors, approval of the appointment by the general assembly.

ğ) Election of the members of the Board of Directors whose terms of office have expired, and if their terms of office are not specified in the articles of association, determination of their terms of office.

h) Election of the auditor.

ı) Other matters deemed necessary. (Other matters deemed necessary must be clearly written on the agenda. An agenda item cannot be set as "other matters deemed necessary" without the subject to be discussed being determined in advance and written on the agenda).

Which agenda items are included in extraordinary general assemblies?

Any matter not discussed above and urgent matters may be discussed at the extraordinary general assembly.

Are there any exceptions to the principle of subordination?

Article 25 of the Regulation on the General Assembly and Principles of Joint Stock Companies contains regulations on this subject.

a) If all shareholders are present, an item may be added to the agenda by unanimous vote.

b) Pursuant to Article 438 of the Law, the special audit request of any shareholder shall be resolved by the general assembly regardless of whether it is included in the agenda or not.

c) The dismissal of the members of the board of directors and the election of new members shall be deemed to be related to the discussion of the year-end financial statements and shall be discussed and resolved directly upon request, regardless of whether there is an item on the agenda or not.

ç) Even if there is no item on the agenda, in the presence of justifiable reasons such as corruption, incompetence, breach of the obligation of loyalty, difficulty in the performance of the duty due to membership in many companies, incompatibility, abuse of influence, the dismissal of the members of the board of directors and the election of new ones in their place shall be included in the agenda by a majority vote of those present at the general assembly.

Is it possible to dismiss the board of directors in case of just cause?

The general assembly may at any time dismiss the board of directors and elect new ones. As a matter of fact, Article 364 of the TCC stipulates that "the members of the board of directors, even if they are appointed by the articles of association, may be dismissed at any time by a resolution of the general assembly if there is a relevant provision in the agenda or if there are justified reasons, even if there is no item in the agenda."

So what are these just causes?

Corruption, incompetence, breach of the obligation of loyalty, difficulty in the performance of duties due to membership in many companies, incompatibility, abuse of influence are listed as just causes. In order for the members of the board of directors to be dismissed by the general assembly, there must be an item on the agenda. This is the fundamental rule of agenda dependency. However, it would be appropriate to explain the issue with the following example. If the company's agenda includes the election of a new board of directors due to the above-mentioned reasons or even if these reasons are not on the agenda, the general assembly may always exercise this authority. However, if there is no election of the board of directors on the agenda, but there are justified reasons mentioned in the meantime, the general assembly may dismiss the board of directors and even the board members individually, even if it is not on the agenda.

What will be the attitude of the Trade Registry Directorate regarding the registration and announcement in such a situation?

The Registry Director is obliged to examine whether the legal conditions required for registration are present or not, upon the request for registration of any harar. (TTK.32) This is an examination in the sense of general legal supervision. Examinations that go beyond general legal supervision are only for the courts. Therefore, the TSM examines whether the conditions stipulated in the law and regulations are present. Proving the existence of justified grounds will be a task that exceeds the legal audit.

Is dismissal possible even in the absence of a justified asset?

Another exception to the dismissal of the board of directors and the election of new ones is the item related to the discussion of the financial statements. If there is no such item on the agenda, then Article 25/c of the Regulation on the General Assembly and Principles of Joint Stock Companies stipulates that "The dismissal of the members of the board of directors and the election of new ones shall be deemed to be related to the discussion of the year-end financial statements and shall be discussed and decided directly upon request, regardless of whether there is an item on the agenda."

This should be explained as follows.

When the financial statements item of the agenda is passed, it is interpreted that the executive board of directors may be dismissed if there is a belief that the company is doing badly from the financial statements, and that the board of directors may be replaced if it is not satisfied with the results revealed by the year-end financial statements and the annual activity report, and therefore the board of directors whose performance is not appreciated will not be kept in office due to time concerns.

Some argue that the entire board of directors can be dismissed for this purpose, and that it does not need to be an executive board. If the minority requests postponement of the agenda item while the agenda item is being discussed, the dismissal and appointment of a new board will naturally not be discussed at the relevant meeting. The discussion of the financial statements and related matters may be postponed for one month upon the request of shareholders holding one tenth of the share capital, or one twentieth of the share capital in publicly traded companies, upon the decision of the chairman of the meeting, without the need for a resolution of the general assembly. The postponement shall be notified to the shareholders through an announcement in the Turkish Trade Registry Gazette and published on the website, if any (TCC Art. 420/I). As can be seen, even if there is no item on the agenda of the general assembly, the minority may request the postponement of the discussion of the financial statements without explanation.

In the event that the general assembly continues the discussions and adopts a resolution without considering the request of the minority, the members of the board of directors and shareholders have the right to file an action for annulment of this resolution and other related resolutions at the commercial court of first instance in the place where the company headquarters is located within three months from the date of the meeting. The right to request postponement of the discussion of the financial statements and related matters, which is a legal right, cannot be limited or eliminated by a provision to be included in the articles of association or by a resolution of the general assembly or the board of directors, and its exercise cannot be subject to any other condition.

We should also ask the following question here. The agenda of the ordinary general assembly includes both the discussion of the financial statements and the election of the new board of directors. If the minority requests a postponement in the financial statements item of the agenda, the general assembly must approve this request. If it does not and discusses the items in question, the agenda item must be canceled.

On the other hand, since the election of the board of directors is on the agenda, it will not be within the scope of the discussion of the financial statements and related issues. It is clearly stated in the decision of Y.11.HD.dated 18.02.2014, E.2013/12519, K.2014/2803.

Shareholders requesting a special audit

Pursuant to Article 438 of the TCC, each shareholder may request the general assembly to clarify certain events through a special audit, even if it is not included in the agenda, if it is necessary for the exercise of shareholder rights and if the right to obtain or review information has been previously exercised. According to Article 438/2 of the TCC, if the general assembly approves the request for a special auditor, the company or each shareholder may request the court to appoint a special auditor within 30 days.

Failure to discharge the founders in incorporation and the board of directors and auditors in capital increase

Pursuant to Article 559 of the TCC, the liabilities of the founders in the case of incorporation, and the members of the board of directors and auditors in the case of capital increase, arising out of the incorporation of the company and the capital increase, cannot be removed through settlement and release until four years have elapsed from the date of registration of the company. Even after the expiration of this period, the settlement and release shall only be valid upon the approval of the general assembly. However, if the shareholders representing one-tenth of the share capital and one-twentieth of the share capital in public companies are against the approval of the settlement and release, the settlement and release shall not be approved by the general assembly.

CONCLUSION:

Although adherence to the agenda is essential in joint stock companies, the legislator has regulated exceptional provisions in this regard. If the responsibility of the board of directors of the company is controversial, the general assembly may dismiss the board of directors at any time, even if it is not on the agenda. Although the general assembly can dismiss the board of directors, it will be seen that the will of the minority to postpone the meeting and to discuss the financial statements is also regulated in a way to protect the minority rights.

Mehmet AK

Anonim Şirketlerde Gündeme Bağlılık İlkesi ve Buna Dair İstisnalar.

Bugünkü sohbetimizde, anonim şirketlerde gündeme bağlılık ilkesi ve bu konuda istisnai durumların varlığı ele alınacak. Genel Kurul toplantıları, paydaşların şirketteki iradesini ortaya koyması açısından önemlidir. Genel kurul toplantılarına tüm paydaşların katılması temel bir haktır. Şirket yönetim kurulunun vazifesi, bu iradenin sağlıklı bir şekilde ortaya konması ve gerekli yasal süreci işleterek gereken tüm tedbirleri almaktır.

Toplantı öncesi yönetim kurulunun, toplantı esnasında görüşülecek konuların belirlenmesi ve bunları ortaklara gerek Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi aracılığıyla gerekse paydaşların adresine iadeli taahhütlü mektupla gündemin önceden bildirmesi yerinde olacaktır. Anonim şirketlerde, gündeme bağlılık ilkesi esastır. Genel kurulu çağırmaya yetkili olanlar, genel kurulda görüşülecek ve karara bağlanacak konuları gündemde yer alacak şekilde açıkça belirlerler. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 413/II. maddesinde; “Gündemde bulunmayan konular genel kurulda müzakere edilemez ve karara bağlanamaz. Kanuni istisnalar saklıdır.” denilmektedir.

Gündemde yer alan konular dışına çıkılması bu sağlıklı iletişimin önünde engel niteliği taşıyacaktır. Buna karşın, şirketin varlığı dinamik bir yapıdır, acil ve gerekli durumlarda gündemde olmasa dahi bazı konuların görüşülmesi gerekebilmektedir.

Kanun koyucu bu durumların varlığı halinde gündeme bağlılığa istisna oluşturacak hususları ayrıca belirlemiştir.

Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik 28.11.2012 tarihli 28481 sayılı Resmî Gazetesinde yayınlanarak yürürlüğe girmiş, 9/10/2020 tarih ve 31269 sayılı Resmî Gazetede ilgili yönetmeliğin bazı maddelerinde değişik yapılmıştır.

Neden Gündeme Bağlı kalınması gerekmektedir?

Genel kurul toplantılarında görüşülecek ve karara bağlanacak konularda ortakların bilgilendirilmelerini, toplantıya hazırlanmalarını, gündemde gösterilmeyen konuların görüşülmesi ve bağlanmasını engelleyerek pay sahiplerini korumak için düzenlenmiştir.

Anonim Şirketlerin Genel Kurul ve Esaslarına Dair yönetmeliğin 13.maddesinde, olağan genel kurul gündem maddesi açıkça belirlenmiştir.

Nedir bunlar?

a) Açılış ve toplantı başkanlığının oluşturulması.

b) Yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporunun okunması ve müzakeresi.

c) Denetçi raporlarının okunması.

ç) Finansal tabloların okunması, müzakeresi ve tasdiki.

d) Yönetim kurulu üyelerinin ibrası.

e) Kârın kullanım şeklinin, dağıtılacak kâr ve kazanç payları oranlarının belirlenmesi.

f) Yönetim kurulu üyelerinin ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi hakların belirlenmesi.

g) Faaliyet yılı içinde yönetim kurulu üyeliklerinde eksilme meydana gelmiş ve yönetim kurulunca atama yapılmış ise atamanın genel kurulca onaylanması.

ğ) Görev süreleri sona ermiş olan yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi, şayet esas sözleşmede görev süreleri belirtilmemişse görev sürelerinin tespiti.

h) Denetçinin seçimi.

ı) Lüzum görülecek sair hususlar. (Lüzum görülen sair hususlar gündeme açıkça yazılmalıdır. Görüşülecek konu önceden tespit edilip gündeme yazılmadan, “lüzum görülecek sair hususlar” şeklinde bir gündem maddesi belirlenemez.)

Olağanüstü genel kurullarda hangi gündem maddeleri yer alır?

Yukarıda görüşülmeyen her konu, aciliyet gerektiren konular olağanüstü genel kurulda görüşülebilir.

Bağlılık ilkesine istisnai oluşturacak durumlar var mıdır?

Anonim Şirketlerin Genel Kurul ve Esaslarına Dair yönetmeliğin 25. Maddesinde bu konuda düzenlemelere yer verilmiştir.

a) Pay sahiplerinin tamamının hazır bulunması halinde, gündeme oybirliği ile konu ilave edilebilir.

b) Kanunun 438 inci maddesi uyarınca, herhangi bir pay sahibinin özel denetim talebi, gündemde yer alıp almadığına bakılmaksızın genel kurulca karara bağlanır.

c) Yönetim kurulu üyelerinin görevden alınmaları ve yenilerinin seçimi hususları, yıl sonu finansal tabloların müzakeresi maddesiyle ilgili sayılır ve gündemde konuya ilişkin madde bulunup bulunmadığına bakılmaksızın istem halinde doğrudan görüşülerek karar verilir.

ç) Gündemde madde bulunmasa bile, yolsuzluk, yetersizlik, bağlılık yükümünün ihlali, birçok şirkette üyelik sebebiyle görevin ifasında güçlük, geçimsizlik, nüfuzun kötüye kullanılması gibi haklı sebeplerin varlığı halinde, yönetim kurulu üyelerinin görevden alınması ve yerine yenilerinin seçilmesi hususları genel kurulda hazır bulunanların oy çokluğuyla gündeme alınır.

Haklı varlığın olması durumlarda yönetimin görevden alınması mümkün müdür?

Genel Kurul her zaman yönetim kurulunu görevden alabilir ve yerine yenilerini seçebilir. Nitekim TTK m. 364 hükmünde; “yönetim kurulu üyeleri, esas sözleşmeyle atanmış olsalar bile, gündemde ilgili bir hüküm bulunması veya gündemde madde bulunmasa bile haklı sebeplerin varlığı halinde, her zaman genel kurul kararıyla görevden alınabilirler.” hükmü yer almaktadır.

Peki nedir bu haklı nedenler?

Yolsuzluk, yetersizlik, bağlılık yükümünün ihlali, birçok şirkette üyelik sebebiyle görevin ifasında güçlük, geçimsizlik, nüfuzun kötüye kullanılması gibi nedenler olarak sayılmıştır. Yönetim kurulu üyelerinin genel kurul tarafından görevden alınabilmesi için esas itibariyle gündem de madde olması gerekmektedir. Gündeme bağlılığın esası kuralı budur. Ancak konuyu şöyle örnekle izah etmek yerinde olacaktır. Şirketin gündeminde yukarıdaki nedenlerden ötürü veya bu nedenler olmasa dahi, gündemde yeni yönetim kurulunun seçimi varsa, her zaman bu yetkisini kullanabilir. Ancak gündem de yönetim kurulu seçimi yoksa, ama bu arada bahsedilen haklı nedenler varsa genel kurul gündemde olmasa dahi yönetim kurulunu ve hatta bizzat kurul üyelerini münferit olarak da görevine son verebilir.

Ticaret Sicil Müdürlüğü böyle bir durumun varlığı halinde tescil ve ilana husus tavrı ne olacaktır?

Sicil Müdürü, herhangi bir hararın tescilinin talep edilmesinde, tescil için aranılan kanuni şartların mevcut olup olmadığının incelemekle yükümlüdür. (TTK.32) Bu da genel hukuki denetim anlamında bir incelemedir. Genel hukuki denetimi aşan inceleme ancak mahkemeleri ilgilendirir. Dolayısıyla TSM burada kanun ve yönetmelikte yazılı şartların mevcut olup olmadığına bakar. Haklı gerekçelerin varlığını ispat etmesi hukuki denetimi aşan bir iş olacaktır.

Haklı varlığın olmaması halinde de görevden almak mümkün?

Yönetim kurulunun görevden alınması ve yenilerinin seçiminde bir diğer istisnai durum da finansal tabloların müzakeresi ile ilgili olan maddedir. Gündem de bu konuda bir madde yok ise o zaman Anonim Şirketlerin Genel Kurul ve Esaslarına Dair yönetmeliğin 25/c maddesinde, “Yönetim kurulu üyelerinin görevden alınmaları ve yenilerinin seçimi hususları, yıl sonu finansal tabloların müzakeresi maddesiyle ilgili sayılır ve gündemde konuya ilişkin madde bulunup bulunmadığına bakılmaksızın istem halinde doğrudan görüşülerek karar verilir.” şeklinde düzenlenmiştir.

Bunu şu şekilde izah etmek gerekecektir.

Gündemin finansal tabloları maddesine geçildiğinde, finansal tablolardan şirketin kötü gittiği kanısı hakimse icracı olan yönetim kurulunun görevden alınabileceği, yılsonu finansal tablolarının ve yıllık faaliyet raporunun ortaya koyduğu sonuçlardan memnun kalmamışsa yönetim kurulunu değiştirebilecek ve dolayısıyla icraatı beğenilmeyen yönetim kurulu süre endişesiyle görevde tutulmayacaktır, şeklinde yorumlanmaktadır.

Kimi görüşte bunun için icracı olmasına gerek olmadığı tüm yönetim kurulunun görevden alınabileceğini belirtmiştir. Gündem maddesi görüşülürken söz konusu gündemin ertelenmesi azlık tarafından istenirse, görevden alma ve yenisinin atanması doğal olarak ilgili toplantıda görüşülemeyecektir. Finansal tabloların müzakeresi ve buna bağlı konular, sermayenin onda birine, halka açık şirketlerde yirmide birine sahip pay sahiplerinin istemi üzerine, genel kurulun bir karar almasına gerek olmaksızın, toplantı başkanının kararıyla bir ay sonraya bırakılır. Erteleme, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde yapılacak ilanla pay sahiplerine bildirilir ve varsa internet sitesinde yayımlanır (TTK md. 420/I). Görüldüğü üzere azlık, genel kurul gündeminde bir madde bulunmasa dahi açıklama yapmadan finansal tabloların müzakeresinin ertelenmesini isteyebilmektedir.

Azlığın talebi dikkate alınmadan, genel kurulda müzakerelere devam edilmesi ve karar alınması halinde, bu karar ile bununla bağlantılı diğer kararların iptali için yönetim kurulu üyeleri ve pay sahipleri, toplantı tarihinden itibaren üç ay içerisinde şirket merkezinin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesinde iptal davası açma hakkına sahiptir. Kanuni bir hak olan finansal tabloların müzakeresi ile buna bağlı konuların görüşülmesinin ertelenmesini isteme hakkı, esas sözleşmeye konulacak bir hükümle ya da genel kurul veya yönetim kurulu kararıyla sınırlandırılamaz ve ortadan kaldırılamaz; kullanımı başka bir şarta bağlanamaz.

Burada şu soruyu da sormamız gerekecektir. Olağan genel kurul gündem maddesinde hem finansal tabloların müzakeresi var, aynı zamanda yeni yönetim kurulunun seçimi maddesi yer almaktadır. Gündemin finansal tabloların maddesinde azınlık erteleme ister ise genel kurul bu talebe onay vermek zorundadır. Vermez ve söz konusu maddeleri görüşürse gündem maddesinin iptal edilme durumu ile karşı karşıya kalınması gerekmektedir.

Buna karşın yönetim kurulu seçimi gündemde olması nedeniyle söz konusu finansal tabloların görüşülmesine ve buna dair konular kapsamında olmayacaktır. Y.11.HD.18.02.2014 tarih, E.2013/12519, K.2014/2803 sayılı kararında açıkça belirtilmiştir.

Pay sahiplerinin özel denetim istemesi

TTK m. 438 göre, her pay sahibi, pay sahipli haklarının kullanılabilmesi için gerekli olduğu takdirde ve bilgi alma veya inceleme hakkı daha önce kullanılmışsa, belirli olayların özel bir denetimle açıklığa kavuşturulmasını, gündemde yer almasa bile genel kuruldan isteyebilir. TTK m. 438/2 göre, Genel kurul özel denetçi istemini onaylarsa, şirket veya her bir pay sahibi 30 gün içinde mahkemeden bir özel denetçi tayin etmesini talep edebilir.

Kuruluşta kurucuların ve sermaye artırımında yönetim kurulu ve denetçilerin ibra edilememesi

TTK m. 559 hükmü uyarınca, kuruluşta kurucuların ve sermaye artırımında yönetim kurulu üyelerinin ve denetçilerin, şirketin kuruluşundan ve sermaye artırımından doğan sorumlulukları, şirketin tescili tarihinden itibaren dört yıl geçmedikçe sulh ve ibra yoluyla kaldırılamaz. Bu sürenin geçmesinden sonra da sulh ve ibra ancak genel kurulun onayıyla geçerlilik kazanır. Bununla birlikte, sermayenin onda birini halka açık şirketlerde ise yirmide birini temsil eden pay sahipleri sulh ve ibranın onanmasına karşı ise, sulh ve ibra genel kurulca onanmaz.

SONUÇ:

Anonim Şirketlerde gündeme bağlılık esas olmakla beraber, kanun koyucu bu konuda istisnai hükümleri düzenlemiştir. Şirket yönetim kurulunun sorumluluğu tartışmalı durumda ise genel kurul her zaman, gündemde olmasa dahi görevden alabilmektedir. Her ne kadar genel kurul yönetim kurulunu görevden alabilse de azınlığın toplantıyı erteleme ve finansal tabloların görüşülmesi de bu iradenin azınlık haklarını koruyacak şekilde yarıca düzenlendiği de görülecektir.

Mehmet AK